Niet te vergeten: je verandering implementeren

Geschreven door Wim in Change management

“Kunnen we jullie ook inschakelen om de verandering en beslissingen mee te implementeren in onze organisatie?” Met plezier.

Wij veranderen niet alleen graag, we zijn nog meer tevreden als we een jaar later horen dat de verandering nog steeds ingebed zit. Dan is het proces pas echt geslaagd. Dus ja, jullie kunnen ons daarvoor inschakelen. In die fase van het proces ligt onze focus en prioriteit op de beslissing opvolgen, te vertalen zoals ze bedoeld was en jullie te “ontzorgen”.

Dan pas? Awel nee, in elk proces zijn we bezig met het nadenken en vragen stellen over de implementatie. Wanneer zijn jullie tevreden, welk eindproduct willen jullie, wat na de beslissing… het zijn maar een paar vragen die we op een intake stellen. Elk procesplan omvat een tijdslijn die langer loopt dan de effectieve beslissing. We leggen de datum van de evaluatie van de beslissing al vast. Vaak onderbreken we het “normale proces” om nog voor de definitieve beslissing, met het team na te denken over hoe we aan de slag kunnen gaan met wat er ook beslist wordt. Op dat moment is er vaak nog iets meer mentale ruimte om daarover na te denken. Want ons brein wil namelijk graag iets afsluiten en naar het volgende gaan. In onze rugzak zit er een waaier aan werkvormen om daarover na te denken en de verandering te implementeren. En minstens even belangrijk, we werken bottom-up, we gaan dus op zoek naar input en feedback om de beslissing steeds beter te maken. We werken aan zoveel mogelijk gedragenheid waarbij het team de verandering aanvaard en ernaar handelt. Zaken doorspreken met iedereen zorgt voor een grotere kans op effectieve uitvoering dan welke tekst dan ook.

Implementeren op maat

In elk veranderingsproces is de fase van implementatie minstens even belangrijk als de andere fasen. Die fase kan je dan ook weer opsplitsen in verschillende onderdelen:

Je team informeren. Je beslissing zal snel verwateren als je team niet goed begrijpt wat de beslissing inhoudt, waarom die er gekomen is en waarom ze dit zouden toepassen. Je kan hiervoor verschillende hulpmiddelen inschakelen om te communiceren: nieuwsbrieven, video’s, infographics, achtergrondinfo, teamvergaderingen… Alle middelen die jullie voorzien, maken het voor teamleden makkelijker om in de verandering mee te stappen. Gebruik hier opnieuw de kracht van visualisatie. Iets wat uithangt op het kantoor zorgt er onbewust mee voor dat dit ingang vindt.

Denk daarbij niet alleen aan de huidige teamleden maar ook aan nieuwe teamleden. Hoe kan je op een begrijpbare manier je oplossing uitleggen aan iemand die nieuw start in de onderneming? Hoe zal die weten en voelen dat dit een goede oplossing is? In je onthaalgesprek, in de infobundel, in je manier van werken, via peter- of meterschap of ambassadeurs…? Beperk je daarbij niet tot de uitleg maar maak er een verhaal van. Het opstellen van een “verhaal voor het slapengaan” is een enorm waardevolle werkvorm omdat het je verplicht op een heldere manier en in makkelijke taal het proces en het resultaat uit te leggen.

De verandering toepassen en opvolgen, is een ander onderdeel van het implementatieplan. Vraag geregeld en voorspelbaar naar de ervaringen van je teamleden en hoe zij de oplossing vertalen naar hun dagelijkse job. Een vast punt op de agenda, een jaarlijkse vraag op het evaluatiegesprek hoe ze hebben bijgedragen aan de verandering…

Niet onbelangrijk om op tijd je verandering te evalueren en bij te sturen. De datum van evaluatie van in het begin communiceren, biedt rust en speelt in op weerstand. Je kan snel op de bal spelen om de verandering terug scherp te stellen of samen te zoeken naar oplossingen voor eventuele nadelige effecten. Het geeft jou de kans om de puntjes op de i te zetten, onduidelijkheden op te klaren en verder draagvlak te creëren. Op die manier wordt het een evidentie voor toekomstige teamleden.

Boeiend, zo'n verandering implementeren.