Verandering communiceren

Geschreven door Wim in change management

Één van de meeste frequente zoekopdrachten in google over verandering, gaat over die verandering communiceren. Je vindt meer dan 8 miljoen resultaten. Met deze blogpost willen we jou wat vooruit helpen en wat opzoekwerk besparen.

Belangrijkste tip die we in elk proces geven, is om “communicatie” vanaf dag één op de agenda te zetten. Wacht niet tot de verandering begint of de beslissing genomen is. Communiceer vanaf de eerste dag. Dat er een proces komt, wie er aan deel neemt, hoe inspraak zal verlopen, wanneer een beslissing zal vallen…

We raden in veranderingsprocessen om een aparte tijdslijn te maken voor communicatie. Bij grote processen gaan we aan de slag met een apart strategisch communicatieplan. Hoe meer impact de verandering zal hebben, hoe meer communicatie en strategie nodig is. Breng in kaart wie over de verandering moet geïnformeerd worden, wie input kan leveren en wie mag beslissen. Stem je frequentie en middelen van communicatie daar op af.

Een liedje moet je ook veel horen vooraleer je het goed vindt.

Een “landingspagina” is sowieso ook in elke verandering interessant. Dat kan een websitepagina zijn, een facebookgroep of een map op google drive. Daar kan iedereen op elk moment terecht om te zien wat er al gebeurd is en waar je je in het proces bevindt. Ga er niet vanuit dat je team tijd en mentale ruimte heeft om alles te vatten op het moment dat jij de mail stuurt.

Soms is een aparte mailing of terugkerend agendapunt nodig om zaken te bundelen en onder de aandacht te brengen. Een vaak gehoorde frustratie van teamleden is dat ze niet weten hoe het proces loopt. Voor ons een teken van betrokkenheid. Een vaak gehoorde frustratie van coördinatoren is dat er gecommuniceerd wordt maar er geen reactie komt. Voor beide punten is er iets te zeggen.

Je zet een stevige stap vooruit door het communicatieplan ook ter feedback te leggen. Een belangrijke tip daarbij is dat “er is geen nieuws”, ook nieuws is. Soms gaat een proces trager of is er niet veel “nieuws” te vertellen. Toch is het dan interessant om die mail te sturen of het punt te agenderen. Je neemt onduidelijkheid weg en bouwt ook aan vertrouwen dat de verandering ten goede zal komen. Zet in al je communicatie de “waarom” van de verandering steeds consistent voorop. Waarom doe je het proces en wat is het einddoel. Onderzoek toont aan dat teamleden 90% overtuigd worden door in te spelen op emoties, de andere 10% zijn de rationele argumenten. Benoem dus de waarom en bevestig dat het anders zal zijn maar wel makkelijker en beter. Visualiseer het uiteindelijke doel, geef je team inspraak en zet je team in om anderen mee te nemen in je verhaal.

Communicatie is een belangrijk maar niet evident aspect van een veranderingsproces. Geef hier voldoende aandacht aan om in te spelen op weerstand en de weg tot implementatie van de verandering te vergemakkelijken.

Zoek je nog meer info en wil je niet in de 8 miljoen google-resultaten verdwalen, contacteer ons en we kijken wat we voor jullie kunnen betekenen.