Uitleggen en peten tekenen

Geschreven door Wim in Organisatiestructuur

Een uitdrukking uit het Gentse dialect waar wij mee zijn opgegroeid. We gebruiken die wanneer iemand met veel woorden en beelden een ongeloofwaardig verhaal brengt. 

In deze blogpost willen net het belang van “uitleggen en peten tekenen” in de verf zetten maar dan wel via authentieke, geloofwaardige verhalen.

Wanneer je aan de start staat van proces of wanneer je de verandering wil communiceren, zijn net heel veel uitleg en tekeningen nodig. Waarom is de verandering er gekomen, hoe is het proces verlopen, wat is er met de tegenargumenten gebeurd, wie heeft inspraak gehad… het zijn allemaal zaken die belangrijk om te communiceren. Om in beknopte versie in de powerpoint mee te starten of in een apart document in bijlage aan de geïnteresseerden te bezorgen als achtergrondlectuur.

Een nieuwe organisatiestructuur

Tekst en uitleg is hierbij zeker van doen. Om het helder te krijgen voor huidige teamleden en zeker ook om nieuwe teamleden mee te krijgen in het verhaal. Een tekening, een organogram, zal hier van pas komen. Is het een horizontale structuur of eerder verticaal, wat zijn de linken en verhouding tussen verschillende onderdelen, wat is de plaats van het team? Één en misschien zelfs liever meerdere tekeningen kunnen dit mee helpen verduidelijken.

Achter elke tekening zit een heel proces van input, discussies, feedback en uiteindelijk de beslissing. Waarom staat dat blokje net wat hoger dan het ander, waarom het gaat die lijn naar die kant en niet terug… Die redeneringen en argumenten zijn heel belangrijk om mee op te nemen op papier voor nu en voor de toekomst. Zo weten nieuwe teamleden direct hoe het in elkaar zit en hoe de verhoudingen precies liggen.

Het gaat hier natuurlijk wel over een geloofwaardig en authentiek verhaal. Aan de persoon die het vertelt de opdracht om authentiek de boodschap te brengen. Op een manier, met taal en beelden die hem/x/haar liggen. Ook hier kan de “waarom” achter de verandering en de structuur heel wat inspiratie bieden. Vertel over het participatieproces, ook al heeft niet elk teamlid de kans gehad of gegrepen om in elke fase input te geven. Geef gerust aan als de uiteindelijke oplossing misschien niet 100% jouw overtuiging was maar je nu wel enthousiast bent en het “goed genoeg is voor nu” om te starten. Gebruik tekeningen of maak een filmpje ook al is er een teken- of filmtalent aan jou voorbijgegaan. Het zorgt ervoor dat de verandering meer geloofd en toegepast zal worden.

Laat die “uitleg en peten” dus maar komen. Wij doen het ook.