Wij geloven in het nut van beleidsplannen. Hét moment om je missie en visie scherp te zetten, ver vooruit te kijken en stap voor stap weer concreet te worden. Het is ook de kans bij uitstek om je team(s), partners, stakeholders, vrijwilligers, netwerk… een stem te geven.
Maar hoe hou je tijdens zo’n beleidsplanningsproces rekening met verandering?
Vroeg of laat verandert er iets in je organisatie, in de omgeving of in de samenleving. Een beleidsplan dat toekomstbestendig is, is per definitie 'veranderproof'. Dat klinkt logisch en zelfs eenvoudig. Maar dat is het niet. Vaak vraagt de subsidiegever heldere meerjarenplannen, liefst zo concreet mogelijk, met resultaten en een bijpassende begroting. Maar hoe voorspel je de veranderingen die je de komende jaren te wachten staan? En hoe vertaal je dat in doelen, acties en indicatoren? Zoals wel vaker, bestaat hét antwoord niet. Toch delen we graag 5 tips die je op weg kunnen zetten.
1. Focus op de manier waarop je de verandering zal detecteren en aanpakken. Laat daarbij de specifieke invulling nog open.
Stel bijvoorbeeld als doel dat je elk jaar een prioritair thema kiest op basis van actuele noden. Beschrijf hoe je die behoeften zal detecteren en hoe je prioriteiten wilt kiezen. Geef aan hoe je de doelgroep betrekt en hoe je de communicatie rond zo’n thema aanpakt. Een minimumaantal acties rond het thema kan de indicator zijn.
Verwacht je grote evoluties? Plan een grootschalig onderzoek als informatiebron voor acties in de jaren die daarop volgen.
2. Maak een spiekbriefje voor later. Tijdens het beleidsplanningsproces betrek je je doelgroep en stakeholders. Hou een lijst van prioriteiten bij die tijdens discussies naar boven komen. Dit kan helpen om snel te schakelen wanneer je gaandeweg moet kiezen of schrappen.
Ook je doelgroep en zijn prioriteiten kan veranderen. Experimenteer tijdens het beleidsplanningsproces met werkvormen om meningen te bevragen. Wat goed werkt en al gekend is, kan je later makkelijk nog eens gebruiken.
Leg een netwerklijst aan. Zo hoef je niet opnieuw te brainstormen over wie met frisse blik kan meedenken bij verandering.
3. Waaier uit. Plan meer acties en hogere indicatoren in de eerste jaren van de beleidsperiode. Hou verder in de tijd vrije ruimte om acties in te vullen met wat op dat moment nodig is.
4. Durf je ding doen en vrijheid nemen. Ook subsidiegevers weten dat plannen kunnen veranderen. Zolang je maar goed weet waarom je iets niet of anders doet en dat helder kan verantwoorden.
Neem deze ingesteldheid ook in je beleidsplan mee. Geef aan dat je weet dat verandering ongetwijfeld nieuwe inzichten zal brengen en bijsturing zal vragen. Laat zien hoe je daarmee zal omgaan, bijvoorbeeld met tussentijdse ijkmomenten.
5. Gebruik verandering als leidraad en werk impactgericht. Een model als de “theory of change” vertrekt van wat je in de samenleving veranderd wil zien. Zoom uit naar de lange termijn en breng vervolgens in kaart welke omschakelingen op kortere termijn nodig zijn om de verandering waar te maken.
Eigenlijk ligt de sleutel vooral in de manier waarop je naar verandering kijkt. Zie het als een gegeven, dat je uitdaagt en nieuwe kansen schept. Dan is de helft van de weg al gewonnen.