Het gonst van geruchten bij veel organisaties waar we aan de slag zijn: corona, de oorlog in Oekraïne, de energiecrisis… er zullen nog grote besparingen aankomen om al die onvoorziene kosten te dekken. “We gaan niets extra moeten vragen.” “Schrap dat maar al…” “Nee, nee, da’s een extraatje, dat gaat niet lukken…” Zelfs nog voor de officiële vraag komt.
Aangezien het nog niet “officieel” is, is het dan ook net nu het moment om met je team samen te zitten en doordachte keuzes te maken. Het is sowieso een goed idee om dat op frequente basis te doen maar zeker nu. En we zien ook veel organisaties dit ter harte nemen.
Nu is er nog tijd om teams te betrekken, om doordachte voorstellen uit te werken en om een stap achteruit te zetten. Teams die hier kunnen en mogen aan meewerken, zijn veel meer betrokken op de uiteindelijke beslissing en vertonen veel minder weerstand tegen die besparingen die mogelijks op komst zijn. Er zit een ongelooflijke winst om het team hier vooraf in te betrekken. Niet alleen financiële winst maar vooral ook tijdswinst omdat er geen energie gaat naar het inspelen op weerstand maar wel naar goesting om beter te doen.
Een stap achteruit
We zaten onlangs nog samen met een team om een stap achteruit te zetten met deze vraag: Mochten we opnieuw of van een blanco-blad beginnen, zouden we dan nog doen wat we nu doen? Waarom doen we dit op deze manier, waarom bieden we dit aan als dienstverlening, waarom zitten de taken en rollen op deze manier verdeeld? Misschien is het al jaren zo maar is het niet meer duidelijk of logisch op vandaag. Deze denkoefening legt bovendien de essentie bloot van wat dit team doet. Wat hun prioriteiten zijn, voor wie ze het allemaal doen en wat het meest aansluit bij de doelgroep waarvoor ze het doen. Het doet hen op een andere manier kijken naar zaken, er komen nieuwe logica’s naar boven en teamleden zien opties waar het eventueel effectiever of efficiënter kan. In stap twee gingen we met dit team analyseren of wat we op vandaag doen ook overeenkomt met wat we willen doen. In stap drie namen we er de kalender van 2023 bij. Zo konden we de drukke periodes bekijken op zoek naar waar we meer impact konden hebben door meer samen te werken.
Al deze denkoefeningen en overlegmomenten leiden naar een doordacht plan. De essentie is duidelijk, daar gaan we niet of nooit op besparen. Op andere zaken leidt de efficiëntiewinst automatisch tot besparingen. Nog andere zaken zijn tof maar als er echt prioriteiten gesteld moeten worden, zijn we bereid, soms wel met pijn in het hart, om zaken op te offeren. Wanneer de officiële vraag dan komt, kan het team snel input geven op de uiteindelijke keuzes. Komt de vraag niet, blijft dit een relevant plan omdat het ruimte kan creëren voor nieuwe experimenten, om nog meer impact te hebben of om een positieve cultuur van veranderingen te creëren in het team.
Een vriend van ons, een diensthoofd bij een lokaal bestuur, is al jaren geleden afgestapt van het idee dat “als een potje op het einde van het jaar niet op is, er nog snel zaken aangekocht moeten worden want anders krijgen we volgend jaar minder.” Het levert hem veel krediet en vertrouwen op binnen het managementteam. Dat zorgt er voor dat als hij zegt dat er echt niet meer kan bespaard worden zonder aan de essentie te raken, zij hem daar dan ook in volgen.
Wil jij ook winst boeken door met je team nu al doordacht aan de slag te gaan met eventuele besparingen? Contacteer ons en we zetten graag met jullie een stap achteruit.