De kracht en klacht van een voorstel

Geschreven door Wim in Change management

Onlangs kregen we deze vraag binnen: Een voorstel formuleren is dat nu goed of net niet goed om te doen?

Het zijn vragen waar we de telefoon voor oppakken om even af te stemmen of zelfs langs gaan om een koffie te drinken. Het is natuurlijk niet zo zwart-wit en achter die vraag zit vaak een heel verhaal. Waarover gaat het precies, in welke fase van het veranderingsproces zitten jullie, wie maakt het voorstel… het zijn elementen die een rol spelen in die keuze.

Een voorstel heeft voordelen. Wij doen het ook en stimuleren teamleden om het te doen. In sociocratie levert het via de consentbesluitvorming zelfs op een efficiëntie manier sneller resultaten op. In plaats van blijven discussiëren en elk woord omdraaien, kan het team op basis van een voorstel sneller vooruit gaan en een oplossing vinden die “goed genoeg is voor nu” om te proberen en later te evalueren. Wanneer we teamleden uitspraken horen doen als “we hebben er geen mandaat voor…”, “dat zit in het takenpakket van…” of “dat zit bij die maar die heeft er eigenlijk geen tijd voor of legt andere prioriteiten…” dan wil men eigenlijk wel vooruit en kan een degelijk uitgewerkt of een net nog verre van uitgewerkt voorstel, de boel terug in gang laten schieten. Zo zet het team stappen vooruit, worden frustraties omgezet in actie en gaat het team constructief en oplossingsgericht aan de slag. Natuurlijk is het hier van belang om af te stemmen met de persoon die wel mandaat heeft of bij het in het takenpakket zit. De kans is groot dat die blij is met initiatief en de helpende hand. Een voorstel zorgt hier voor tijdswinst, helpt andere teamleden ook om het concreter te visualiseren en maakt het hen makkelijker om feedback op het voorstel te geven zodat het nog beter wordt.

Een voorstel heeft ook valkuilen.

Wij starten graag van een blanco-blad om te brainstormen, out-of-the-box te denken, visie te ontwikkelen. Wanneer we hier direct met een voorstel afkomen, kan dat de creativiteit en betrokkenheid beknotten. We zien daarom vaak het omgekeerd effect: teams waar we van nul beginnen, komen tot ideeën die ze ervoor niet spontaan zouden gezegd hebben én zijn bovendien veel meer betrokken op het uiteindelijke resultaat. Die betrokkenheid vertaalt zich dan weer in meer kans op effectief aan de slag gaan, het mee helpen uitdragen (en uitstralen) van de oplossing en dus ook meer kans op succeservaringen en resultaten. Zeker in het begin van een veranderingsproces zien we hier grote voordelen van in. Zelfs in die mate dat we een week of maand later met een andere groep of met andere partners die we in het proces willen betrekken, ook daar opnieuw kiezen om van een blanco blad te beginnen. Zo zien we diezelfde voordelen ook bij hen benut worden. En ja, het is efficiënter mochten we kunnen verder werken op het eerste voorstel maar in een proces waar betrokkenheid en draagvlak belangrijk zijn, kan dat meer doorslaggevend zijn dan efficiëntie.

Zoals we schreven is het geen zwart-wit-verhaal. Een voorstel is ook maar een voorstel en kan zaken in beweging zetten. Een voorstel kan ook de vuilbak in mits waardering voor de initiatiefnemer. Het is geen exacte wetenschap maar een werk van en met mensen. Ons advies: Voel of zie je enthousiasme of frustraties in het team, benoem en bespreek dan de voor- en nadelen van een voorstel in het proces. Gaan jullie er voor, bepaal dan het doel van het voorstel en sta ook stil bij de vorm van besluitvorming om over het voorstel te beslissen.