Niemand is schuldig, iedereen wel verantwoordelijk.

Geschreven door Wim in Teamwerking

Over verantwoordelijkheden in een organisatie zijn al honderden boeken geschreven en desondanks blijft het een grote uitdaging. We geven graag een aantal inzichten mee uit onze ervaringen.

Iedereen kan verantwoordelijkheid opnemen voor de eigen taken. Of je nu uitvoerend werk doet of coördinerende taken hebt, in elke taak zit er verantwoordelijkheid. Aan medewerkers de uitdaging om die ten volle vast je pakken. Vaak is er wel nog iemand die eindverantwoordelijke is over het geheel van de opdracht of van de organisatie maar dat maakt niet dat medewerkers geen verantwoordelijkheid kunnen opnemen. Afbakening en duidelijke verwachtingen zijn dan belangrijk.

Verantwoordelijk zijn voor een taak betekent ook dat je verantwoording aflegt en daar kan op aangesproken worden. Dus ook voor de gevolgen. Niet altijd evident en zeker niet als het mis loopt maar ook dat hoort bij je verantwoordelijkheid. Je geraakt niet vooruit door een schuldige aan tewijzen. Het gaat om fouten en vergissingen durven toegeven, er uit leren en een volgende keer streven naar beter.

Wij zijn fan van rollen. Rollen in een organisatie of in een team omvatten meerdere taken waarvoor je verantwoordelijk bent. Rollen geven de vrijheid om flexibeler om te gaan met de taken die er binnen vallen, soms komen er bij, soms worden er geschrapt. Rollen maken het ook makkelijker dan functies om te worden gewisseld wanneer de prioriteiten en/of takenpakketten wisselen. Rollen houden in dat je de vrijheid krijgt om ze in te vullen, te plannen en te verbeteren naar eigen inzicht. De rollen zijn idealiter gekoppeld aan doelen waar elke medewerker opnieuw de vrijheid krijgt om de manier te kiezen die doelen te behalen. 

Een verandering in cultuur.

Sommige teamleden hebben graag een gedetailleerd lijstje van taken zodat ze goed weten wat er van hen verwacht wordt. Alles oplijsten blijkt dan een serieuze uitdaging te zijn. Sommigen hebben net liever de grote lijnen. Frustraties ontstaan als taken er “plots” bij komen, wanneer verwachtingen niet duidelijk zijn of omdat iedereen kijkt naar de persoon met een bepaalde rol want “die taak hoort daar toch bij”. Elke medewerker zit wat anders in elkaar. Gelukkig maar. Vanuit organisatiestandpunt is het interessant om een cultuur te creëren dat het normaal is dat takenpakketten evolueren. Ze zijn niet statisch, je zal niet hetzelfde doen bij de start van je job als na vijf jaar. Soms wordt er alles op alles gezet om een duidelijk lijstje te hebben en erna valt de discussie stil. Het wekt minder weerstand op wanneer je een cultuur hebt waarin het logisch is dat elk jaar of misschien zelfs elk kwartaal rollen worden bijgestuurd op basis van de noden en prioriteiten. Elk teamlid kan aangeven over de eigen en andersmans rollen waar er meer of minder prioriteit kan aan gegeven worden. Het vraagt open communicatie, van samen prioriteiten stellen en ook van schrappen wanneer het teveel wordt. Het grote voordeel is dat er op die manier nieuwe uitdagingen geboden worden aan het team en aan elk teamlid.

Het is een thema waar we graag over in dialoog gaan en in ondersteunen. Contacteer ons als we iets voor jou kunnen betekenen.