Elk veranderingsproces is anders en gelukkig maar. Telkens opnieuw is het proces afstemmen op alle stakeholders, de context en de timing. Het is steeds wat puzzelen en vooral ook flexibel inspelen op wat er zoal gebeurt. Makkelijker gezegd dan gedaan. In deze blogpost delen we onze ervaringen uit de praktijk en geven we tips.
Geen nieuws is ook nieuws.
Er wordt aangekondigd dat er een verandering op komst is en dat er een proces zal volgen. En dan valt het stil. Omdat er stevig gewerkt wordt achter de schermen, omdat er gewacht wordt op input of soms ook omdat er even andere prioriteiten zijn. Daardoor verdwijnt het thema van de agenda om een aantal maanden later terug op te duiken. De betrokkenheid van je team is verdwenen, de weerstand is vergroot omdat een stap vooruit “plots” uit het niets komt. Communiceer frequent en aan een vast ritme om je team op de hoogte te houden. Ook als er geen nieuws is.
Koppel terug wat er gebeurd is.
Doorheen een proces komen er vaak heel veel ideeën naar boven. Uit brainstormvergaderingen, via enquêtes of op feedbackmomenten. Wanneer de beslissing dichterbij komt, zitten je teamleden met de vraag wat er precies met hun input gebeurd is of welk antwoord er geformuleerd is op de zorg die ze geuit hebben. Je kan hier op inspelen door dit bij te houden doorheen het proces en dit in je eindpresentatie ook zelf proactief naar voren te schuiven. Niet gemakkelijk om alles steeds gedetailleerd bij te houden. Laat het vooral een reflex zijn die je in het begin van elk proces opneemt om dit zoveel mogelijk te doen. Het geeft je team vertrouwen dat er geluisterd wordt en hun zorgen of bezwaren ter harte zijn genomen.
De beslissing is er, wat nu?
Er is heel veel tijd gestoken in het participatieproces, in het verzamelen van iedereens input en feedback om zo te komen tot een gedragen beslissing. De beslissing is er maar dan is de tijd op, zijn de taken niet meer verdeeld of komen er andere prioriteiten tussen om de beslissing om stevig te implementeren. Misschien herkenbaar. Neem de implementatieperiode mee in je procesplan en maak je team van in het begin bewust van het feit dat het proces duurt tot aan de evaluatie en dus langer dan het moment van de beslissing. Wij gaan vaak in de periode net voor de beslissing aan de slag met de manier van implementatie. Het is mentaal makkelijker om na te denken hoe we de beslissing gaan uitvoeren, gaan visualiseren en gaan operationeel maken op het moment dat die nog niet geheel gemaakt is.
Zelf al eens in één van deze valkuilen getrapt? Dat kan, veranderingsprocessen zijn geen wiskundig probleem om op te lossen maar een proces van mensen. Ook jij mag fouten maken.