“Michael, wat was eigenlijk jouw eerste veranderingsproces?” Die vraag katapulteerde me meteen terug naar juni 2013, toen ik deelnam aan mijn allereerste planningstweedaagse.
Sinds september 2012 was ik als educatief medewerker aan de slag bij çavaria vzw. Wat begon met een deeltijds vervangcontract van enkele weken, evolueerde naar een voltijds contract van onbepaalde duur. Als jonge werkkracht en aanspreekpunt voor een 40-tal verenigingen en twee provinciale koepels, was ik nog behoorlijk zoekende. Ik keek ernaar uit om het hele organisatieplaatje te krijgen en mijn collega’s beter te leren kennen.
In het Gentse buurthuis Prinsenhof, een uitnodigende plaats met veel geschiedenis, zouden we samen de toekomst van de werking bepalen. Starten deden we met een warm welkom: een babbel, koffie en koffiekoeken. Teamcoach Els en coördinator Yves verwelkomden ons en schetsten het verdere verloop van de tweedaagse. Die duiding bood een handige houvast, voor mij als ‘jonkie’ des te meer. Op het einde van de eerste dag stonden een gezamenlijke stadsactiviteit en gezellig groepsetentje gepland, wat de sfeer verder versterkte.
Krijtlijnen
“Waar staan we al, halverwege dit werkingsjaar, en wat dient er nog te gebeuren? Wat behouden we? Wat willen we anders aanpakken? Waarom, en hoe dan?” Deze vragen vormden de krijtlijnen van onze gezamenlijke denkoefening. De missie en visie van de organisatie dienden als stevig fundament om op voort te bouwen.
In groepjes gingen we gedurende twee dagen aan de slag, telkens met een thematisch deel van het jaarplan. Dat bood elk teamlid meer spreektijd, maar maakte het ook laagdrempeliger om zelf een bescheiden bijdrage te durven leveren. Als relatief nieuw teamlid spookten namelijk een aantal vragen door mijn hoofd: “Kan ik wel iets bijdragen? Is het oké als ik dit aankaart? Hoe zouden m’n collega’s reageren?”
Gelukkig bleek algauw dat ieders input wel degelijk welkom was, of je je nu al enkele maanden dan wel ettelijke jaren inzette voor de organisatie. Meer nog: andere perspectieven en constructieve alternatieven werden net actief aangemoedigd. Nadien legde elke groep zijn voornaamste conclusies voor aan het gehele team en kwamen we samen tot een zo gedragen mogelijk geheel.
Na de laatste plenaire bespreking vroeg teamcoach Els me of ik mijn suggesties voor de steuncampagnes, bedoeld om de zichtbaarheid en het welzijn van de aangesloten verenigingen te versterken, zelf in handen wilde nemen. Het was geen verwachting of verplichting, zo benadrukte ze, maar wel een mogelijkheid die ze me wilde bieden.
Die kans greep ik graag! Ik herinner me nog maar al te goed hoeveel deugd het deed om als relatief nieuw teamlid concrete voorstellen te mogen doen, positieve feedback te krijgen én daarmee aan de slag te gaan.
De ‘bigger picture’
Ook nu, meer dan tien jaar later, blijft die planningstweedaagse me bij: hoe verrijkend en verbindend het is om samen met je teamleden – elk met hun eigen achtergrond, expertise en focus – het veranderingstraject van je organisatie mee te bepalen. Deze tweedaagse bood de ideale gelegenheid om meer vertrouwd te geraken met mijn collega’s, de werking van de andere deelteams en de gehele organisatie.
Op momenten als deze wordt de ‘bigger picture’ eens zo duidelijk: het waarom van je organisatie en hoe ieder teamlid daar zijn spreekwoordelijk steentje aan bijdraagt. Waarna je met extra goesting die verandering in praktijk brengt. Toen als deelnemer; intussen ook als procesbegeleider.
Wat was jouw eerste verandering? Laat het me weten via michael@coasterconsulting.be.