Mijn mailbox is al zeven jaar leeg. Wat een gelukzalig gevoel.
Het is geen technisch probleem. Er komen effectief mails binnen, maar via twee methoden heb ik mijn mailbox onder controle. Vroeger zat mijn inbox gevuld met tientallen, soms tot wel honderden mails. Ik had toen systemen om te weten waar ik nog op moest antwoorden en welke mails ik nog moest lezen. Die hoeveelheid gaf mij een enorm veel stress.
Op zoek naar efficiëntie
En toen leerde ik “Getting things done (GTD)” en “Yesterbox” kennen. Twee methoden die oprecht mijn leven veranderd hebben. De inbox die zegt: “U heeft geen mails.” Outlook geeft mij zelfs een compliment. Geweldig.
GTD bracht mij een heel aantal zaken bij. Specifiek voor de mailbox gaat het om de twee minuten-regel. Wanneer je een mail binnen de twee minuten kan beantwoorden, doe het dan. Zoniet, plan die in als een taak. GTD deed mij veel tijd besparen door mijn tientallen mappen te herleiden naar 3: actie, done, wachten op. Geen zoektocht meer naar een specifieke mail in verschillende mogelijke mappen, maar gewoon de zoekfunctie gebruiken. Uitschrijven uit nieuwsbrieven die je toch niet leest. Nieuwsbrieven waar je wel wilt doorgaan, inplannen als taak in je agenda.
Yesterbox heeft mij dan vooral geleerd dat een mail niet dringend kan zijn. Als mensen je dringend nodig hebben, bellen ze. Die gedachte passen we nu ook toe in ons bedrijf. Iedereen krijgt voor interne en externe mails 3 werkdagen de tijd om te antwoorden. De mails van vandaag hoef je dus niet te lezen.
We maakten ook afspraken over onze interne communicatie. Per kanaal een specifiek doel. Microsoft Teams heeft een kanaal voor inspiratie en fun. De chat-functie gebruiken we voor snellere communicatie waar je heen-en-weer stuurt. Geen ellenlange mails meer waar iedereen op reply’t tot we een gemeenschappelijk antwoord hebben. Voorstellen, brainstorm- en denkoefeningen komen op onze Team Plugins. Duidelijke afspraken zorgen voor duidelijke verwachtingen. En ook voor minder mails.
In het begin is het aanpassen. Je gewoontes afleren en veranderen. Het is misschien ook niet voor iedereen. Maar mijn gelukzalig gevoel nemen ze niet meer af.