“Het werkt niet meer. We moeten de teams opnieuw samenstellen. We hebben nood aan een nieuwe organisatiestructuur.”
Wim heeft eerst zeven en dan tien jaar in een organisatie gewerkt. Geregeld hoorde hij dus zo’n uitspraken. De leidinggevende was vertrokken, het team is geen team meer, er moet bespaard worden, er moest meer zelfsturing in het team komen… Heel wat argumenten en redenen om de structuur onder de loep te nemen. Soms een zeer terechte keuze, soms een oplossing om een achterliggend probleem aan te pakken. Wat de reden ook is, een nieuwe structuur is vaak een complexe uitdaging. Maar hoe begin je er aan? Een aantal geleerde lessen zet hij graag voor jullie op een rijtje…
Samen
De structuur heeft impact op iedereen die erin aan de slag is. Betrokkenheid van alle medewerkers is dus belangrijk. Niet iedereen hoeft mee te beslissen maar iedereen heeft wel een plaats op de participatieladder. Maak aan het team duidelijk wie beslist en laat hen gerust ook zelf aangeven in welke mate zij betrokken willen worden en willen participeren.
Uitgangspunten
Hoe de structuur er ook zal uit zien, welke principes vinden we belangrijk in de uiteindelijke oplossing? Wat werkt er nu wel goed en willen we behouden of versterken? Doe dit bij voorkeur in het begin, nog voor de discussies starten want dat voelt veiliger aan. Zo vertrek je samen van een gelijke basis en streef je samen naar een gewenst toekomstbeeld.
Entiteiten
Eénmaal je entiteiten samenstelt, is de belangrijkste vraag om het doel van die entiteit helder te krijgen. Waarom bestaat de groep of team? Wat is hun gemeenschappelijk doel? Wat is hun concrete opdracht?
Lijnen
Wie staat dichter, wie staat verder af? Welke verhoudingen zijn er tussen de entiteit? Wie communiceert met wie? Wie moet op de hoogte zijn van wie? Gebruik dikke volle lijnen of stippellijnen om reliëf te voorzien in je tekening.
Luisteren
Je kan een ideale structuur samenstellen maar je huidige medewerkers blijven een cruciale rol spelen. Je kan misschien nog iemand nieuw aanwerven omdat je nu duidelijk ziet welke talenten je mist. Misschien kan je een groeitraject opstarten met teamleden. Misschien moet je afscheid nemen van iemand uit je team. Mensen dwingen in nieuwe rollen of structuren die voor hen niet werken, dat wringt vroeg of laat. De hele structuur installeren op maat van wie er nu aan de slag is? Dat zorgt later voor problemen. Helemaal geen rekening houden met wie er nu werkt? Dan komt de nood aan een nieuwe structuur snel terug naar boven. Een balans zoeken dus.
Stap voor stap, kom je zo samen tot een nieuwe structuur die kan werken en een aantal jaren kan meegaan.