In elke organisatie waar ik als vrijwilliger of medewerker aan de slag ben geweest, kwam het thema om de zoveel jaar naar boven. We krijgen minder subsidies, de inkomsten vallen tegen of we staan onverwachts voor veel meer uitgaven. Telkens gepaard met een crisissfeertje en het gevoel dat leefde in het team dat het niet goed ging met de organisatie. In deze blogpost deel ik vier tips die ik zelf doorheen de jaren opgepikt heb en nu ook toepas.
De zoektocht naar centen is een continu gegeven
Elk jaar opnieuw zoek ik naar centen. Door denkoefeningen op een team die leiden tot strategische keuzes om nieuwe inkomstenbronnen aan te gaan. Door een aantal beheerskosten in vraag stellen of die nog steeds nodig zijn. Geen crisissfeertje maar de normaalste zaak van de wereld. Om zo tegenslagen proactief op te vangen, om bewustzijn in het team te creëren en middelen effectief in te zetten. Je koopt zo tijd en vermijdt paniek op het moment dat een grotere besparing voor de deur staat.
Doe geen centen op
Bruno leerde mij die les. Niet het volledige budget in een begrotingspost moet opgebruikt worden. Wat niet op is, wordt ingezet voor de gehele begroting. Vanuit het geloof dat de centen elders nuttig zullen gebruikt worden. Het zorgt voor heel wat krediet bij financieel verantwoordelijken. Ze zien dat je verstandig met centen omgaat. En, wanneer de vraag komt om te besparen en je aangeeft dat de “kaasschaaf” niet meer kan zonder te raken aan kernopdrachten, krijg je het vertrouwen dat dit effectief ook zo is.
Raak niet aan eten en drinken
Een “gemakkelijke” post om op te besparen, is die van eten en drinken. Het gebeurt al te snel zonder stil te staan bij de impact die dit heeft op een team. Want het is niet zomaar een broodje of een cola, het staat symbool voor erkenning en waardering. Voor die extra mile dat medewerkers gaan, voor het belang van verbinding tussen teamleden, voor het gevoel dat medewerkers gezien worden door leidinggevenden.
Tijd en impact
Met het gezamenlijk verstand van het team kom je tot meer opties om op uitgaven te besparen, om nieuwe inkomsten te genereren of VTE-tijd vrij te maken. Iedereen ziet andere dingen. Erna doe ik vaak een oefening om die brainstormideeën onder te brengen in de kwadranten “hoeveelheid tijd dat het kost om te onderzoeken” (weinig/veel) en “hoe groot is de financiële impact” (klein/groot). Zo creëer je samen bewustzijn over de haalbaarheid van ideeën. Teamleden worden betrokken in ideeën die nadien niet gevolgd worden of zien meer in waarom wel voor een idee wordt gekozen worden ondanks de impact van besparingen.
En jij, welke tips heb jij al opgestoken?