In heel wat sectoren zijn er de afgelopen maanden beleidsplannen ingediend bij de Vlaamse overheid. Anderen zitten nu in de rechte lijn naar de deadline om in te dienen. De “oef, we hebben het gehaald”, weerklinkt. En toch willen we jullie nu al laten nadenken over de volgende stap. Want nu start een volgende belangrijke fase: de implementatie. Een kans om je beleidsplan echt te laten leven.
We geven jullie 6 tips hoe je dat kan doen.
Tip 1: communicatie
Het klinkt logisch en toch leeft er vaak onduidelijkheid. Welke versie van het beleidsplan is de definitieve, wat is er nog veranderd in de beheersovereenkomst en waar op de server kan ik de laatste versie terugvinden? Regelmatige updates helpen om je beleidsplan onder de aandacht te houden. Blijf daarbij communiceren over waarom de doelstelling of de actie in het beleidsplan is geschreven.
Tip 2: training
Ondersteun medewerkers in het belang én gebruik van je beleidsplan. Een affiche, een beknopte versie, een powerpoint… alle versies zijn welkom om ervoor te zorgen dat iedereen de essentie ziet en hoort. Neem het mee op in de introductie van nieuwe medewerkers. Voorzie regelmatig training voor je medewerkers om je beleidsplan te omarmen en hun vaardigheden om het te gebruiken, aan te scherpen.
Tip 3: vertaalslag
Wat betekent het nu precies voor mij? Help je medewerkers in de vertaalslag naar wat ze moeten doen en wat niet? Benoem aan welke acties ze mee werken en van welke ze eigenaar zijn? Hoe gaan ze om met een idee dat niet in het beleidsplan staat? Hoe moeten ze rapporteren en wat wordt daarvoor van hen verwacht? Aan welk einddoel draagt elk teamlid precies een steentje bij?
Tip 4: timing
Maak een makkelijke vertaalslag van wat wanneer moet gebeuren. Een tijdslijn met daarop acties met een specifiek jaartal. Of zijn het acties die doorlopen tot het einde van het beleidsplan? Welke tijdstippen zijn de komende jaren cruciaal om met z’n allen bij stil te staan? Een heldere tijdslijn helpt om de komende jaren samen op te volgen.
Tip 5: monitoring
Waar zitten we op schema en waar moeten we een tandje bijsteken? Je voortgangsrapport voor de overheid is één manier maar ook intern kan je aan permanente monitoring doen om te kunnen ingrijpen bij problemen. Stuur bij wanneer de realiteit verandert en je de vooropgestelde plannen niet of best anders realiseert.
Tip 6: vieren
Vier successen. Toost en trakteer op acties die jullie kunnen afvinken. Laat het iedereen weten, intern en extern. Geef erkenning aan al wie er aan meewerkte. Je zal er nog meer betrokkenheid mee creëren.
Hulp nodig bij de implementatie van jouw beleidsplan? Contacteer ons.
#Coaster academy